Chargé(e) d'administration de bureau

Le poste

Le poste de Chargé(e) d'administration de bureau chez Great Mountain Forest à Norfolk, Connecticut, consiste à assurer un soutien administratif, à gérer les systèmes de l'accueil et à appuyer plusieurs services, dont la finance, la collecte de fonds et les ressources humaines.

Vos missions

• Gérer la ligne téléphonique générale, la boîte courriel d'information, le courrier, les livraisons, les fournitures de bureau et les achats.
• Assurer la planification, les agendas, la logistique des réunions, les documents, les rappels et le suivi.
• Coordonner l'agenda, les dépôts et les registres des formalités administratives, des inscriptions, des permis, des assurances, des contrats, des politiques et des autres obligations de conformité auprès des autorités.
• Soutenir les réunions du conseil d'administration et des comités : ordres du jour, dossiers de réunion, procès-verbaux, actions à mener et registres.
• Appuyer le comptable en collectant les factures, reçus, approbations, contrats, documents des fournisseurs, certificats d'assurance et autres pièces à classer.
• Appuyer le traitement des dons en enregistrant les dons, en mettant à jour les dossiers des donateurs, en préparant les accusés de réception et en préparant les dépôts ou les transmissions comptables.

Le profil recherché

• Trois ans d'expérience ou plus en administration de bureau, en fonctionnement d'organismes à but non lucratif, en soutien à la direction, etc.
• Capacité démontrée à gérer des systèmes et des échéances récurrents, à organiser des informations complexes, à mener des projets à terme et à travailler de façon autonome tout en tenant les autres informés.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, bon jugement et souci du détail.
• Expérience dans l'organisation de réunions, la préparation de documents, la rédaction de procès-verbaux concis, le suivi des actions à mener, la tenue de dossiers confidentiels et le soutien aux membres confirmés de l'équipe.
• Maîtrise de Microsoft 365, de Google Workspace et des plateformes de visioconférence, et capacité à apprendre de nouveaux systèmes organisationnels.
• Aisance dans l'utilisation responsable des outils d'IA générative pour améliorer la productivité.

Vos compétences

Les avantages

Congés payés, congés de maladie, jours personnels et jours fériés fédéraux. Régime de retraite avec contrepartie de l'employeur pouvant atteindre 5 % (si travail de 20 heures par semaine ou plus). Allocation pour équipement et formation.

Comment postuler

Postulez directement sur le site de Great Mountain Forest. Nous vous y renvoyons sans intermédiaire : pas d'analyse de CV, pas de profil à remplir.

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